Messer Compliance Management System

Präambel

Mit dem Messer Compliance Management System (Messer CMS) haben wir ein Organisationskonzept implementiert, welches das Wertesystem von Messer beschreibt und dessen praktische Umsetzung sowie darauf bezogene Verantwortlichkeiten definiert. Das Organisationskonzept bezweckt, Verstösse gegen den Messer-Kodex schon im Vorfeld zu verhindern. Es stellt einen verbindlichen Handlungsrahmen zur Bewältigung von Interessenkonflikten und zur Einhaltung von geltenden Gesetzen, regulatorischen Vorschriften und die über- bzw. innerbetrieblichen Regelwerke in allen Geschäftsbereichen von Messer dar. Das Messer CMS wird von einem klaren Bekenntnis des Vorstandes, der Geschäftsführenden und Führungsverantwortlichen getragen und dient als Instrument, um Vertrauen zu unseren Kunden, Partnern, Mitarbeitenden sowie zu unseren Mitbewerbern, zu der Öffentlichkeit und zu den Medien zu schaffen.
 

Messer-Kodex

Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA hat die Grundsätze für das Organisationskonzept in einem Regelwerk („Messer-Kodex“) zusammengefasst. Der Messer-Kodex steht für eine aktive Corporate Governance und soll allen Mitarbeitenden unter Beachtung des Messer-Unternehmensleitbildes als Orientierungshilfe für ihre tägliche Arbeit dienen. Die Geschäftsführer haben durch geeignete Massnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden freien Zugang zu dem Messer-Kodex haben und darüber informiert sind, wo und wie der Messer-Kodex eingesehen werden kann.

Der Messer Code of Conduct ist das zentrale Dokument des Messer-Kodex. Er wird durch die Group Guidelines sowie die sonstigen gruppenweit oder lokal geltenden Richtlinien, Handbüchern und sonstigen internen Regelungen, ergänzt und konkretisiert. Der Messer Kodex berücksichtigt die Ergebnisse regelmässiger Risikoanalysen zur Bestimmung von spezifischen Gefahren, denen das Unternehmen grundsätzlich ausgesetzt ist.

Unsere wichtigste Ressource zur Erreichung unserer Unternehmensziele besteht in der fachlichen Kompetenz und dem Unternehmergeist unserer Mitarbeitenden. Wir schätzen das Engagement und die Leidenschaft, mit der die Mitarbeitenden zum Unternehmenserfolg beitragen. Bei Ausübung ihrer Tätigkeit müssen die Mitarbeitenden die für sie massgeblichen Gesetze und Regeln des Messer-Kodex befolgen.
 

Business Partner Code of Conduct

Zusätzlich zu unserem allgemein verbindlichen Code of Conduct, der sich an alle Mitarbeitende richtet, gilt der Business Partner Code of Conduct für geschäftliche Verbindungen von Messer. Dieser konzentriert sich auf international anerkannte Standards in den Bereichen Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung (ESG) und beschreibt damit die Anforderungen und Grundsätze einer integren Zusammenarbeit zwischen Messer und unseren GeschäftspartnerInnen.
 

Compliance Verantwortliche

Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA trägt die Verantwortung für die Überwachung des Messer Compliance Management Systems. Dieses Organisationskonzept ist für alle Geschäftsführenden, Führungsverantwortlichen und Mitarbeitenden von Messer verbindlich.

Die Geschäftsführer sind unter Beachtung geltender gesetzlicher Bestimmungen dafür verantwortlich, dieses Organisationskonzept in der eigenen Landesgesellschaft umzusetzen und dessen Beachtung sicherzustellen. Zur Unterstützung der Geschäftsführer sowie der Aufsichtsgremien hat der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA einen Chief Compliance Officer (CCO) bestimmt. Hinzukommen die von den Regionalleitern in Abstimmung mit den jeweiligen Landesgeschäftsführern ernannten Landes Compliance Officer (LCO). Ergänzt wird die Gruppe der Compliance Officer durch die zentralen Fachbereichsverantwortlichen im Corporate Office als sogenannte (fach-) bereichsbezogene Compliance Officer (BCO). Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA hat die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Compliance Officer in einer Compliance Officer Richtlinie festgelegt.

Den Geschäftsführern, Führungskräften, dem CCO, den LCO’s und BCO’s kommt eine Vorbildfunktion zu. Von ihnen wird ein hohes Mass an sozialer und ethischer Kompetenz erwartet. Die Geschäftsführer und Führungskräfte haben ihr Handeln auf eine angemessene Organisation, Führung, Kommunikation, Auswahl, Aufsicht und Anleitung auszurichten. Darüber hinaus sind sie dem Schutz von Kunden, Mitarbeitenden und Umwelt verpflichtet. In diesem Zusammenhang ist ihr klares Bekenntnis zu sauberem, rechtskonformem Wirtschaften genauso unerlässlich wie rechtswidrige Praktiken zu verhindern und zu ahnden.
 

Risikoanalyse

Durch eine detaillierte Risikoanalyse unter Einbeziehung aller Landesgesellschaften und Zentralabteilungen sind potentielle Schwachpunkte innerhalb von Messer definiert worden.
 

Schulungsprogramm

Neben Präsenzschulungen, können Webinare und E-Learnings zu ausgewählten den Messer-Kodex betreffenden Themen durchgeführt werden. Die zentralen Fachabteilungen und die lokalen Geschäftsführungen und Fachabteilungen bestimmen grundsätzlich die Schulungsinhalte und die zu schulenden Mitarbeitenden. Sie übernehmen die Ausgestaltung und Durchführung der Schulungen, bei Bedarf unterstützt durch externe Dienstleister, und stellen deren ordnungsgemässe Dokumentation sicher. Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA kann Schulungen und Schulungsinhalte sowie den damit zu schuldenden Mitarbeiterkreis verbindlich vorgeben.
 

Berichtswesen und Auditierung

Durch die Group Guidelines, die weitgehend vereinheitlichten Satzungen, die Geschäftsordnungen für die Geschäftsführung der (Landes-) Gesellschaften, die Unterschriftenregelungen, die dem 4-Augen Prinzip folgen, und die einzelnen Vorgaben aus den Zentralbereichen sind diverse Sachverhalte einem definierten Genehmigungs- und Berichtswesen unterstellt.

Zudem werden in regelmässigen Zusammenkünften auf lokaler oder regionaler Ebene oder in Fachbereichstreffen Themen diskutiert und abgestimmt, Erfahrungen und Informationen ausgetauscht und berichtet.

Die wesentlichen Prozessabläufe sind bei Messer definiert und oftmals zertifiziert (z.B. ISO, GMP).

Zur Einhaltung des Messer-Kodex wird auf die bereits bestehenden Organisationsstrukturen zurückgegriffen. Verantwortlich sind unmittelbar die einzelnen Fachabteilungen, die Regionalverantwortlichen und die Geschäftsführungsorgane. Damit wird die eigenverantwortliche Umsetzung und Einhaltung des Messer-Kodex für den jeweiligen Verantwortungsbereich sichergestellt.

In regelmässigen Intervallen führt das Internal Audit unterstützt durch Corporate Legal und Corporate Compliance mehrtägige Revisionen in allen Landesgesellschaften durch. Dabei werden auch für den Messer-Kodex relevante Sachverhalte (z.B. Satzungen, Geschäftsordnungen, Unterschriftenregelungen, durchgeführte Schulungen, Beachtung des Berichtswesens etc.) einer näheren Prüfung unterzogen. Einzelne Fachabteilungen führen darüber hinaus detaillierte Audits (z.B. SHEQ, Medical, IT) durch. Feststellungen und Verbesserungsvorschläge werden in einem Bericht festgehalten, der dem Vorstand der Messer SE & Co. KGaA übergeben wird. Die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen wird in einem zeitlich bestimmten Rahmen durch Anschlussaudits überprüft.

Alle drei Monate werden anhängige und angedrohte / anstehende Rechtsstreitigkeiten ab einem bestimmten Wert / Risiko zentral abgefragt und inhaltlich bzgl. Sachverhalt, Streitwert, Prozessstand, Prozessrisiko und ggf. zu bildender oder gebildeter Rückstellungen erfasst.

Die Geschäftsführer / LCOs und BCOs sind verpflichtet, den CCO über den Verdacht eines schwerwiegenden Verstosses gegen den Messer-Kodex zu informieren. Alle für den Messer-Kodex relevanten Vorgänge innerhalb der jeweiligen Landesgesellschaft bzw. innerhalb des jeweiligen Fachbereichs müssen einmal jährlich im Rahmen eines Compliance-Berichtes bis spätestens zum 31. Januar für das vorangegangene Jahr an den CCO berichtet werden.

Der CCO berichtet dem Vorstand der Messer SE & Co. KGaA regelmässig und auf Anfrage im Einzelfall über ihm gemeldete schwerwiegende Verstösse gegen den Messer-Kodex zeitnah, ansonsten einmal jährlich.

Einmal jährlich melden alle Landesgesellschaften und Zentralabteilungen an den VP Corporate Controlling relevante Sachverhalte für den Risikobericht. Dieser wird vom Vorstand der Messer SE & Co. KGaA diskutiert, der ggf. weitere daraus resultierende Massnahmen beschliesst. Der Aufsichtsrat von Messer erhält diesen und bei Bedarf weitergehende Erklärungen dazu zur Information.

Einmal jährlich fasst Messer alle Aktivitäten in einem Nachhaltigkeitsbericht zusammen und lässt diese im Rahmen der Global Reporting Inititative (GRI) zertifizieren.

Meldewesen bei Compliance Verstössen sowie begründeten Verdachtsfällen
Die Geschäftsführer und Führungskräfte müssen ihren Verantwortungsbereich dergestalt organisieren, dass ihnen Berichte der Mitarbeitenden über die Verletzung von geltendem Recht oder des Messer-Kodex („Compliance-Verstösse“) sowie begründete Verdachtsfälle jederzeit zugehen können, um eine umgehende Abhilfe sicherzustellen.

Die Richtlinie über Meldungen von und den Umgang mit Regelverstössen bei Messer beschreibt, wie Hinweise zu Regelverstössen bzw. zu Fehlverhalten gemeldet werden können und wie mit diesen umzugehen ist.

Es steht die Hinweisgeberplattform: www.messer.ethicspoint.com 
und die Hotline:  +49 (0)800 447 1000
und eine eigene Email-Adresse: compliance@messergroup.com
für Meldungen zur Verfügung.

Im Rahmen des Meldewesens ist ein Bericht zu erstellen, der die Reaktion auf festgestellte Compliance-Verstösse aufführt. Dazu gehört eine Beschreibung, wie der Vorfall untersucht wurde, die Festlegung der Konsequenzen des festgestellten Fehlverhaltens sowie die Entscheidung über das weitere Vorgehen.

Die Geschäftsführer haben durch geeignete Massnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden darüber informiert sind, wie und an wen Verstösse gegen den Messer-Kodex gemeldet werden sollen, einschliesslich der öffentlichen Bekanntmachung der telefonischen Hotline und der Compliance-E-Mail-Adresse.